Proyecto de Mejoramiento Organizacional
Octubre 2021
Prof. Luis S Viloria MSc.
Con el objetivo de desarrollar en una organización un proceso de cambio efectivo utilizando técnicas modernas de mejoramiento continuo para incentivar su productividad, presentamos este Proyecto para el Mejoramiento Organizacional, con el cual se busca fortalecer la calidad de todos sus servicios y productos, adecuándolos a los requerimientos del entorno.
OBJETIVOS GENERALES
- Impulsar en la Empresa un proceso de cambio en los sistemas y organización de su gestión, basado en técnicas modernas de mejoramiento continuo.
- Persuadir a la Alta Dirección de la Organización para que se interese y se involucre en la búsqueda del mejoramiento de la capacidad operativa y productiva de la misma.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Asesorar a la Alta Dirección de la Empresa en sistemas modernos de gestión, de acuerdo con las condiciones existentes, y encaminarlas hacia la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad que mejore su Funcionamiento y Productividad.
- Incrementar el nivel de motivación de todo el personal que labora en la Empresa.
- Reforzar en el personal los conocimientos y habilidades en las áreas siguientes:
- Trabajo en equipo.
- Métodos de trabajo.
- Servicio al cliente.
- Supervisión y liderazgo.
- Mejoramiento de procesos.
- Conceptos fundamentales de Gerencia.
- Mejorar el ambiente y las condiciones de trabajo.
- Mejorar la relación con los clientes internos y externos.
- Reducir los costos operativos.
- Incrementar la productividad.
- Desarrollar Sistemas de Gestión que faciliten el posicionamiento de sus productos y servicios.
- Preparar a personal seleccionado como facilitadores para que actúen como multiplicadores del Plan de Mejoramiento en el resto de la Organización.
- Adecuar la Estructura Organizacional de la Empresa en concordancia con los sistemas, métodos y prácticas de trabajo que se espera tener en la futura organización mejorada.
ESTRATEGIA PARA PROMOVER LA INCORPORACIÓN DEL PERSONAL AL PROCESO DE CAMBIO
I) Sensibilizar y promover la participación entusiasta de todo el personal de la Empresa en el proceso de mejoramiento, a través de un programa de información, capacitación y sensibilización, diseñado específicamente para tal fin (Programa de Capacitación del Personal).
II) Preparar a los líderes naturales de la institución para facilitar y conducir el proceso de mejoramiento.
III) Adecuar a la organizaión para facilitar y promover el proceso de transformación y
mejoramiento.
METODOLOGÍA PARA DESARROLLO DEL PROYECTO
La metodología utilizada involucra a todos los niveles de la empresa como una estructura sistémica, tal como se detalla a continuación:
Se inicia con la Sensibilización Gerencial, empezando por la Alta Dirección, con la finalidad de asegurar su compromiso con el plan a ser implementado y su involucramiento en el desarrollo del mismo. En esta fase se designa el Comité Coordinador del Proyecto y se definen los indicadores macros necesarios para la revisión continua del avance global del proceso de mejoramiento por parte de la Alta Dirección.
Una vez obtenido el compromiso de la Alta Dirección, se realiza el Diagnóstico Organizacional y se ejecuta el Programa de Capacitación del Personal Clave de la organización, consistente de los cuatro talleres siguientes:
– Equipos de Alto Desempeňo;
– Excelencia en el Trabajo (Métodos de Trabajo y Excelencia en el Servicio);
– Liderazgo Motivacional; y
– Análisis y Mejoramiento de Procesos.
El Diagnóstico Organizacional se realiza de acuerdo con el modelo y los requerimientos de calidad del ISO 9001:2000.
Tomando como base los resultados obtenidos en el diagnóstico, se define un plan de acción con actividades, responsables y cronogramas, que permitan desarrollar el Sistema de Gestión Organizacional, el cual contempla el desarrollo inicial del Sistema de Gestión de la Calidad, ISO 9001:2000.
Posteriormente se establece el Plan Estratégico para la Empresa; se revisa y actualiza la Visión Organizacional (Misión, Visión, Valores y Políticas), base para su posterior desempeño; se realiza el análisis interno y del entorno; se definen el objetivo central y los objetivos de cada una de las Unidades de Trabajo, así como los indicadores de avance y las estrategias y planes de acción para alcanzar los resultados deseados, se revisa la estructura organizacional, para adecuarla a la nueva visión, unificando las actividades correspondientes a la Planificación Estratégica y al Sistema de Gestión Organizacional, con lo cual se facilita la ejecución y el control de las mismas.
Tomando en cuenta la necesidad de involucrar en el plan a todo el personal de la organización y garantizar la continuidad del mismo, una vez superada la etapa anterior se procede a la ejecución de un Programa de Formación de Facilitadores (Equipos de Despliegue), diseňado para preparar al personal de las diferentes Unidades que se ocupará de lograr la implementación del plan de mejoramiento en el resto de la Empresa.
Una vez preparados los Equipos de Despliegue, se procede a promover el Mejoramiento del Ambiente de Trabajo y a la conformación de los Grupos de Planificación y Mejoramiento de la Calidad, los cuales, con el asesoramiento de los facilitadores, a través de reuniones periódicas, se dedican a la mejora continua de los métodos y procedimientos utilizados en el trabajo.
Al mismo tiempo los facilitadores se dedican a ejecutar con los diversos equipos de trabajo Proyectos de Solución de Problemas, mediante la aplicación de técnicas de mejoramiento de la calidad previamente aprendidas.
Para finalizar, se diseňa y desarrolla el Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa y se elabora el Manual Organizacional, conformado por las secciones siguientes:
– Organización;
– Estructura Organizacional;
– Manual de Procesos y Procedimientos;
– Manual de Descripción de Cargos; y
– Sistema de Evaluación del Desempeňo.
Durante todo el programa se realiza seguimiento y asesoría in situ del avance del proceso, con el objeto de alcanzar los objetivos propuestos, mediante reuniones periódicas del Comité Coordinador del Proyecto, en las cuales se revisa el cumplimiento de las actividades establecidas en la Planificación Estratégica, el Sistema de Gestión Organizacional, los Proyectos de Solución de Problemas, el Mejoramiento del Ambiente de Trabajo y las reuniones con los entes interesados, externos e internos.
Para un mejor seguimiento de las actividades, la metodología contempla el desarrollo de los cinco subsistemas siguientes:
1: Planificación Estratégica;
2: Sistema de Gestión Organizacional;
3: Proyectos de Solución de Problemas;
4: Mejoramiento del Ambiente de Trabajo; y
5: Relaciones con los entes interesados, internos y externos.
Un punto importante en el desarrollo en este último subsistema es el de realizar un análisis del ambiente laboral, a través de una encuesta interna, para definir un plan de acción destinado a mejorar las relaciones con los entes de interesados, internos y externos, de acuerdo con los resultados obtenidos en la encuesta. El seguimiento y evaluación permanente del cumplimiento del programa de actividades por parte del Comité Coordinador es fundamental para la exitosa ejecución del proyecto.
Actividades Básicas de Mejoramiento
De acuerdo con las recomendaciones bibliográficas y estudios realizados sobre los procesos de mejoramiento puestos en práctica en el mundo occidental, existen diez actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda organización, sea grande o pequeña, pública o privada:
- Obtener el compromiso de la Alta Dirección.
- Establecer un Consejo Directivo de Mejoramiento Organizacional.
- Conseguir la participación total de la Administración. .
- Asegurar la participación en equipos de todo el personal.
- Estimular la participación individual.
- Establecer equipos de mejoramiento en todas las todas las unidades de trabajo de la organización.
- Desarrollar actividades con la participación de todos los entes involucrados con la organización.
- Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas administrativos.
- Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de mejoramiento a largo plazo.
- Establecer un sistema de reconocimientos e incentivos.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES:
- Es imprescindible tener el apoyo y compromiso de la Alta Dirección de la Empresa.
- Es recomendable que el plan sea contemplado como un Proyecto de Mejoramiento Organizacional.
- Es imprescindible el compromiso y la participación entusiasta del personal de todas las Unidades de Trabajo de la Empresa..
- Para la exitosa administración y desarrollo del proyecto es necesaria la creación del Consejo Central de Mejoramiento de la Organización.
- Se deben asignar al Consejo Central de Mejoramiento los recursos humanos, técnicos y económicos que se requieran para el desarrollo efectivo del proyecto.
- Es necesario asignar personal de alto nivel para integrar los equipos de trabajo que se necesiten para la planificación, organización y ejecución del Plan de Mejoramiento.
- El tiempo dedicado al Plan de Mejoramiento del personal debe estar contemplado dentro de su carga laboral.
